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Diese Übersicht ist nur auf den Stand von September 1938 bezogen. Es ist gut möglich das sich im Laufe der Jahre, speziell in den Kriegsjahren andere Verfahrensweisen entwickelt haben bzw. die Zuständigkeiten neu geordnet wurden. Es ist also nur eine Momentaufnahme zu Friedenszeiten. Dennoch hilft sie zu verstehen wie damals die Abläufe geregelt waren. Im Bereich Orden und Ehrenzeichen ist die Firma Steinhauer & Lück später dafür ausgewählt worden, für die Miniaturen ebenfalls die Muster zu entwerfen nach denen sich die anderen Firmen zu orientieren haben. Es ist also nicht grundlegend von dem unten beschriebenen Verfahren abgewichen wurde.
Wenn das Oberkommando, also die oberste Verwaltungs- und Organisationsbehörde der Kriegsmarine, die Einführung von neuen Ausrüstungsgegenständen oder neugeschaffenen Abzeichen geplant hatte wurde zu allererst ein Entwurf ausgearbeitet. Dieser Entwurf wurde dann wiederum dem Oberbefehlshaber der Kriegsmarine zur Genehmigung vorgelegt. Entsprach der Entwurf den Vorstellungen und Anforderungen wurden danach die Musterstücke erstellt. Das Marineverwaltungsamt ist dann zuständig gewesen eine Firma auszuwählen, die dann (nach dem genehmigten Entwurf) mehrere Musterstücke anfertigte. Bei der Marine waren diese Firmen meist die bekannten Firmen Juncker und Schwerin in Berlin, welche auch schon seit Jahrzehnten für die Marine tätig waren.
Lagen die Musterstücke war der weitere Ablauf wie folgt:
Bei der Marine wurde bei der Beschaffung jedoch unterschieden. Und zwar zwischen Stücken für die Offiziere und Stücken für die Unteroffiziere und Mannschaften.
Für die Offiziere und Beamten im Offiziersrang war die Offizierskleiderkasse zuständig. Deren Hauptstelle befand sich in Kiel, mit Nebenstellen in Wilhelmshaven und Berlin.
Für die Unteroffiziere und Mannschaften war das Beschaffungsamt für Heer und Marine in Berlin zuständig. Für den Bereich Nordsee das Bekleidungsamt Wilhelmshaven und für den Bereich Ostsee das Bekleidungsamt Kiel.
Die gesiegelten Stücke der Fertigung wurden mit einer genauen Beschreibung verstehen und an die entsprechenden Ämter geschickt. Die Firmen die sich um Aufträge bewerben wollten hatten dann die Möglichkeit die neuen Bekleidungs- oder Ausrüstungsstücke bei einer der oben genannten Dienststellen einzusehen und nach dem vorliegenden Muster und der Beschreibung das betreffende Stücke selbst anzufertigen und im freien Handel zu vertreiben.